Modèle d'avis de confidentialité mondial à l'intention des candidats du personnel

Émis : 16 Mai 2018

 

1. Introduction

Expedia, Inc., conjointement avec ses sociétés affiliées, (« Expedia » ou « nous ») a publié le présent Avis de confidentialité mondial à l'intention des candidats du personnel pour décrire la façon dont nous traitons les informations personnelles que nous détenons sur les candidats de notre personnel (« vous »).  Le terme « membre du personnel » inclut ceux qui exercent des fonctions à durée déterminée et englobe les bénévoles, les agents, prestataires indépendants, stagiaires, travailleurs temporaires et occasionnels.

Nous respectons les droits à la vie privée des personnes et nous engageons à traiter les informations personnelles de façon responsable et conforme aux lois en vigueur. Le présent Avis indique les informations personnelles que nous collectons et traitons sur vous, les fins du traitement et les droits que vous avez dans ce cadre. En cas d'incohérence entre vos lois en vigueur et le présent Avis, les premières prévaudront.

Si vous avez des doutes concernant les normes applicables, des commentaires ou des questions au sujet du présent Avis ou si vous souhaitez voir une copie de notre Avis de confidentialité du personnel, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la Section 10 ci-dessous.

 

2. Les types d'informations personnelles que nous collectons

Lorsque vous postulez à un emploi chez Expedia, il se peut que nous traitions des informations personnelles sur vous qui nous ont été fournies.

Les types d'informations personnelles que nous pouvons traiter comprennent, sans s'y limiter :

  • Les données d'identification : statut civil/marital ; prénom et nom ; photographie ; date et lieu de naissance ; nationalité et pays de nationalité et informations sur le visa, le cas échéant.
  • Les coordonnées : adresse postale ; numéro de téléphone (fixe et mobile) ; adresse e-mail.
  • Informations sur l'emploi : historique d'emploi ; poste actuel, nom de la société ; niveau hiérarchique ; emplacement géographique.
  • Les qualifications académiques ou professionnelles : les diplômes ; titres ; compétences ; compétences linguistiques ; informations sur la formation.

Les informations personnelles sensibles peuvent inclure des informations qui révèlent votre appartenance raciale ou ethnique, religieuse, vos croyances politiques ou philosophiques, votre santé (« Informations personnelles sensibles »). Dans certains pays, les numéros de sécurité sociale ou les informations financières peuvent être considérés comme des Informations personnelles sensibles et traités en conséquence. En règle générale, nous nous efforçons de ne pas collecter ni de traiter des Informations personnelles sensibles sur vous, à moins d'y être autorisés par la loi ou si cela est nécessaire pour nous conformer aux lois en vigueur.

Toutefois, dans certaines situations, nous pouvons avoir besoin de collecter ou de demander la divulgation, sur une base volontaire, de certaines Informations personnelles sensibles à des fins légitimes de recrutement :

  • La race et l'appartenance ethnique peuvent apparaître indirectement sur les photos ou autres informations mentionnées sur les passeports et les cartes d’identité nationales, lesquelles sont nécessaires pour être en conformité avec les lois locales sur l’immigration et pour la gestion des déplacements des Employés. Toutefois, les informations concernant la race/l'appartenance ethnique ne sont pas intentionnellement traitées
  • Des informations sur l’adhésion à un syndicat peuvent être recueillies, mais uniquement lorsqu’elles sont autorisées et aux fins définies sous la ou les Lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Dans ces situations, nous veillerons à ce que ces Informations personnelles sensibles soient collectées et traitées conformément aux lois en vigueur.

Il se peut également que nous collections des informations auprès de tierces parties ou à partir de sources publiques. Par exemple, avant et/ou pendant que vous postuliez chez Expedia, nous pouvons effectuer des vérifications de vos antécédents via un fournisseur tiers et recueillir des renseignements sur vos études antérieures, votre emploi, votre solvabilité et/ou vos antécédents criminels, dans la limite de la loi en vigueur. En outre, en cas d'enquête sur un fait survenu en dehors de nos bureaux, nous pouvons obtenir des informations sur l'incident auprès de témoins, notamment des parties privées, les forces de l'ordre ou des sources publiques comme les actualités.

 

3. Fins auxquelles nous traitons les Informations personnelles

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour :

  • gérer le processus de recrutement interne et externe dans différentes entités du groupe ; en sélectionnant et programmant des réunions avec les nouvelles recrues potentielles ; en communiquant avec les candidats membres du personnel ; et
  • vérifier les antécédents (le cas échéant) via un fournisseur tiers, qui valide le plus haut diplôme obtenu, les employeurs actuels et antérieurs. Le cas échéant, vous serez notifié(e) en cas de vérification de vos antécédents dans le cadre d'une phase qualificative préalable à l'embauche lorsque vous postulez à un poste, et pendant une discussion avec le recruteur.

Expedia peut ne pas inclure vos informations dans la liste restreinte pour un poste si vous avez indiqué que vous n'avez pas le droit de travailler dans le pays de candidature. Ce processus peut être automatisé et ainsi vous écarter de la liste des candidats au poste en question.

 

4. Avec qui nous partageons vos informations personnelles

Nous pouvons communiquer vos informations personnelles aux destinataires suivants ou aux catégories suivantes de destinataires :

  • Le personnel d'Expedia qui dispose d'un accès autorisé et seulement aux membres du personnel qui ont besoin de les connaître (y compris les responsables hiérarchiques directs, les dirigeants, la direction du bureau et les ressources humaines) ;
  • Les entités du groupe Expedia ;
  • Les prestataires de services tiers nommés par et intervenant au nom d'Expedia. Par exemple, certaines informations personnelles seront accessibles à des sociétés tierces qui nous fournissent des services de sélection ou d'approbation de candidats à l'embauche ;
  • Les partenaires et autres conseillers professionnels ;
  • Le Département juridique du bénéficiaire ;
  • Toute personne (physique ou morale) ou organisation à laquelle Expedia peut être obligé de divulguer des informations personnelles, en vertu des lois ou règlements en vigueur, y compris les forces de l'ordre et les autorités centrales et locales.
  • D'autres tiers si nécessaire aux fins suivantes : pour établir, exercer ou se défendre contre un litige potentiel, susceptible de se produire ou réel ; pour protéger les intérêts vitaux d'une autre personne ; dans le cadre de la vente, de la cession ou autre transfert de tout ou partie de notre activité ; ou avec votre consentement.

 

5. Base juridique du traitement des informations personnelles (uniquement pour les candidats membres du personnel de l'EEE)

Si vous êtes un membre du personnel situé dans l'Espace économique européen, notre base juridique pour la collecte et l'utilisation des informations personnelles décrites ci-dessus dépendra des informations personnelles en question et du contexte particulier dans lequel nous les collectons.

Toutefois, nous collecterons normalement des informations personnelles auprès de vous uniquement si vous y avez consenti, si nous avons besoin des informations personnelles pour mettre en œuvre un contrat avec vous (pour gérer une candidature), ou si le traitement est dans notre intérêt légitime et n'est pas supplanté par vos intérêts au titre de la protection des données ou vos droits et libertés fondamentales. Dans certains cas, il se peut aussi que nous ayons une obligation légale de collecter des informations personnelles auprès de vous ou que nous ayons besoin de ces informations personnelles pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires concernant la base légale sur laquelle nous nous fondons pour collecter et utiliser vos informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la Section 10 ci-dessous.       

 

6. Transfert des informations personnelles à l'étranger

Notre activité est mondiale et à ce titre, il se peut que nous ayons à transférer des informations personnelles vers des pays autres que ceux où elles ont été initialement collectées. Lorsque nous exporterons vos informations personnelles vers un autre pays, nous prendrons des mesures pour veiller à ce que ces exportations de données soient conformes aux lois en vigueur. Expedia a mis en place un accord mondial de transfert de données à l'échelle du groupe comprenant les clauses contractuelles types de l'UE pour les transferts d'informations personnelles de l'Espace économique européen vers un pays extérieur à l'Espace économique européen, comme les États-Unis. Si vous souhaitez obtenir une copie de cet accord mondial de transfert de données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la Section 10 ci-dessous.

 

7. Période de conservation des données

Les informations personnelles seront stockées conformément aux lois en vigueur et conservées aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins décrites dans le présent Avis ou autrement si la loi l'exige. Si vous êtes un candidat membre du personnel situé dans l'EEE et que votre candidature n'a pas été retenue, nous conserverons vos informations personnelles pendant une période de temps raisonnable après l'issue de votre candidature. Nous pouvons conserver vos informations personnelles plus longtemps si vous nous avez demandé de tenir compte de votre candidature pour d'autres postes. Pour en savoir plus sur nos périodes de conservation des données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la Section 10 ci-dessous.

 

8. Vos droits en matière de vie privée

 Dans certaines régions (comme l'Espace économique européen), vous avez certains droits en vertu des lois en vigueur en matière de protection des données, dont le droit : (i) de demander l'accès et d'obtenir une copie de vos informations personnelles, (ii) de demander la rectification ou l'effacement si vos informations personnelles sont inexacts, ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou sont traitées illégalement ; (iii) pour restreindre ou vous opposer au traitement de vos informations personnelles ; et (iv) s'il y a lieu, à la transférabilité de vos informations personnelles.

Si nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos informations personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, veuillez noter que cela sera sans influence sur le caractère légal du traitement avant ce retrait.

Vous avez également le droit de vous plaindre à votre autorité locale de protection des données (APD) à propos du fait que nous collections et utilisions vos informations personnelles. Pour en savoir plus veuillez contacter votre APD locale.

Pour faire ces demandes, veuillez utiliser les coordonnées indiquées à la Section 10 ci-dessous. Nous tiendrons compte de ces demandes et prendrons des mesures les concernant, conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données.

 

9. Mise à jour du présent Avis

Le présent Avis peut être mis à jour périodiquement pour tenir compte de l'évolution nécessaire de nos pratiques de confidentialité. Dans ce cas, nous vous en informerons sur le site de recrutement et indiquerons en haut de l'Avis qu'il a été mis à jour très récemment. Nous vous invitons à visiter régulièrement ce site internet afin d'avoir la version la plus récente du présent Avis.

 

10. Coordonnées

Veuillez adresser toute question ou demande en lien avec le présent Avis à votre recruteur ou autrement, vous pouvez soulever vos préoccupations auprès de notre Directeur mondial de confidentialité (privacy@expedia.com).